Le serveur vocal interactif ou SVI est un système téléphonique automatisé qui permet d’interagir avec les appelants à l’aide d’un menu vocal. Le serveur collecte les informations fournies par la personne au bout du fil afin de connaître le but de son appel et le rediriger vers un conseiller compétent de l’entreprise. Grâce à ce système, une société peut garder une certaine proximité avec sa clientèle et s’assurer de leur entière satisfaction à tout moment. De ce fait, l’amélioration de la relation client d’une entreprise peut dépendre entièrement de la qualité des interactions téléphoniques.
Les avantages de l’utilisation d’un SVI dans le marketing digital
De prime abord, la rentabilité d’une entreprise dépend entièrement de sa clientèle. Il est important de mettre en place un service clientèle de qualité afin de répondre à leur besoin et le serveur vocal interactif en est la solution. La technologie ne cesse d’évoluer et a un impact considérable sur la qualité de service d’une entreprise. Mettre de son côté tous les moyens pour satisfaire sa clientèle est crucial pour le développement d’une société.
En général, une mauvaise expérience avec un client peut tacher l’image qu’une entreprise essaie de véhiculer. Une mauvaise réputation peut compromettre la croissance financière d’une compagnie. Pour réussir, il faut alors mettre en place un marketing téléphonique qui répond à la fois aux besoins de la clientèle et celui de l’entreprise.
L’utilisation du svi permet à l’entreprise de prendre connaissance des différentes plaintes émises par sa clientèle lui permettant de prendre conscience des points que la compagnie doit améliorer et d’élaborer de nouvelle stratégie de vente plus précise et efficace. Les ressources humaines pourront se focaliser sur leur travail vu que le serveur peut traiter un appel entrant pour de simples services, ce qui permet d’augmenter la productivité.
Pour la clientèle, l’avantage est d’être pris en main 24 heures sur 24 par un meilleur service clientèle. Le svi s’assurera également que le client soit redirigé vers le conseiller qui pourra répondre à ses besoins pour une résolution de problème rapide. Ceci étant, on vous invite à vous rendre sur ce site pour trouver une agence de communication digitale mettant à votre disposition un SVI adapté à votre activité.
Mode de fonctionnement d’un serveur vocal interactif
Pour fonctionner, un serveur vocal interactif doit normalement être configuré à l’aide de certains logiciels ou applications selon le choix de l’utilisateur. Il comprend en général un équipement téléphonique ainsi qu’une base donnée. Il ne faut pas oublier qu’il s’agit avant tout d’une technologie de téléphonie. Il permet aux clients d’interagir avec le système téléphonique d’une société en passant par des menus vocaux. Le SVI est ce qui s’approche le plus d’un réceptionniste.
En contactant le numéro de l’entreprise, les clients sont amenés à choisir entre différentes options en appuyant sur le clavier de leur mobile. Selon l’option choisie, l’outil peut facilement répondre aux besoins de la clientèle. Sinon, le client peut également demander à être mis en contact avec un service plus spécifique.
Bien intégrer son serveur vocal interactif dans son marketing digital
Le svi offre une possibilité infinie à votre entreprise. Il doit toutefois être pratique pour les clients qui vont vous appeler et non pas entraîner de la frustration. Pour une utilisation optimale, il est important de suivre certains règlements. Il vous est également déconseillé de surcharger vos menus. Offrez seulement quelques options à vos clients afin qu’ils puissent naviguer plus facilement. Les messages vocaux doivent être simples et concis. Faire passer l’appelant par de nombreux sous-menus risque de l’embrouiller ou de l’amener à raccrocher vu qu’il a la sensation de ne pas avancer. Les premiers menus doivent répondre aux services les plus demandés par la clientèle.
La voix que vous allez utiliser doit être accueillante et chaleureuse. De ce fait, n’hésitez surtout pas à ajouter un menu permettant à votre clientèle de contacter un conseiller. Le svi ne peut pas répondre à tous les besoins de la clientèle. Assurez-vous que votre sous-menu dispose d’une option qui permet de diriger le client vers un conseiller client afin qu’il puisse traiter sa demande.
En outre, il vous est recommandé d’opter pour un rappel et évitez de faire patienter votre client. Personne n’aime patienter quand il est en ligne et c’est une situation qui peut arriver tôt ou tard. Une attente trop longue peut également engendrer de la frustration. Pour ce faire, il convient mieux de choisir un rappel permettant à votre client de raccrocher et d’attendre que vous le rappeliez.
Les inconvénients de l’utilisation d’un SVI
Le serveur vocal interactif, bien qu’intelligent, ne reflète pas les mêmes personnalités qu’un individu. Dans certains cas, un interlocuteur peut être lassé, car il n’arrive pas à avoir accès à un menu qui lui est approprié et qu’il doit au final demander à être mis en contact avec un conseiller après avoir perdu du temps à naviguer dans le svi. Les menus trop surchargés et l’utilisation lente du clavier énervent certains clients. Certes, il ne tient qu’à vous d’adopter un serveur vocal ou non pour le bien de votre entreprise afin d’améliorer votre marketing digital, votre marketing téléphonique ou encore votre marketing numérique.